穗國房字〔2015〕115號

為合理利用房地產檔案資源，規(guī)范房地產檔案利用工作，我局制定了《廣州市房地產檔案對外利用規(guī)定》，并已經市法制辦審核同意，現(xiàn)予以公布，請遵照執(zhí)行。

專此通知。

市國土房管局

2015年2月10日

廣州市房地產檔案對外利用規(guī)定

第一條 為合理利用房地產檔案資源，規(guī)范房地產檔案利用工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國政府信息公開條例》等國家有關法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條 本市行政區(qū)域范圍內房地產檔案的利用適用本規(guī)定。

房地產檔案中涉及的應公開政府信息，按有關政府信息公開規(guī)定執(zhí)行。

第三條 本規(guī)定所稱房地產檔案是指廣州市國土資源和房屋行政主管部門在用地審批、土地出讓、房地產交易、房地產權屬登記等各項房地產行政管理業(yè)務工作中直接形成的具有保存價值且已歸檔保管的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條 廣州市國土資源和房屋行政主管部門負責組織實施全市房地產檔案利用工作。各級房地產檔案管理機構（以下稱檔案機構）具體負責本轄區(qū)內房地產檔案利用的日常工作。

檔案機構根據實際需要可以在轄區(qū)內設立服務窗口。檔案機構及服務窗口的地址、利用制度、利用方式、聯(lián)系電話應當向社會公布。

第五條 房地產登記檔案的利用按照《廣州市房地產登記資料查詢辦法》（穗國房字〔2014〕209號）執(zhí)行。

其他房地產檔案按下列規(guī)定辦理：

（一）當事人（用地單位、預售單位、土地出讓合同簽訂人、征收補償協(xié)議簽訂人、租賃合同簽訂人等）提交身份證明、載明利用事項的介紹信及相關證明材料原件，可以利用該房地產檔案中與其直接相關的房地產檔案文件材料。

（二）利害關系人（仲裁、訴訟雙方或與前項所列當事人辦理的房地產事項存在利害關系的利用者）提交身份證明及與房地產事項有利害關系的相關證明材料原件，可以利用房地產檔案中與其直接相關的房地產檔案文件材料。

（三）前兩項的利用者委托他人利用的，受托人應當出具載明利用標的及利用事項的授權委托書、本人和委托人的身份證明原件；不能提交委托人身份證明原件的，委托書應當經過公證。境外委托人的授權委托書應當按照國家規(guī)定經過公證或者認證；委托材料是外文的，應當提交經公證的中文譯本。

（四）國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察機關、海關、審計機關、稅務機關、證券監(jiān)管機構和行政復議機構等國家機關依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定提供單位介紹信、工作人員的工作證及相關證明材料原件，可利用與調查、處理的案件直接相關的房地產檔案文件材料。

（五）公證機構、仲裁機構依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定提供單位介紹信、工作人員的工作證及相關證明材料原件，可利用與公證、仲裁事項直接相關的房地產檔案文件材料。

（六）律師依照《中華人民共和國律師法》的規(guī)定，涉及非仲裁、非訴訟法律事務的，提交載明委托事項的律師事務所證明、律師執(zhí)業(yè)證原件，可以利用與委托人相關的房地產檔案文件材料；涉及仲裁、訴訟法律事務的，還應提交立案證明原件，可以利用與案件直接相關的房地產檔案文件材料。

第六條 房地產檔案中涉及國家秘密、工作秘密的，按國家有關保密規(guī)定辦理。

第七條 申請利用房地產檔案的，應明確利用目的，提供身份證明等必備證明材料，并按要求填寫利用登記表。

利用登記表應載明房地產坐落、檔案編號或文號等信息作為檢索條件。

第八條 符合利用條件的，檔案機構應當予以受理，并自受理申請之日起5個工作日內提供利用結果。

檔案機構不能在規(guī)定的期限內提供利用結果，需延長期限的，應當經檔案機構負責人同意，并告知申請人，延長期限不得超過10個工作日。

第九條 房地產檔案的對外利用，檔案移交部門可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。

檔案機構應按檔案移交部門提出的利用意見辦理。利用意見不明確的，檔案機構應當書面征求檔案移交部門的意見。檔案移交部門應當在收到檔案機構的書面通知之日起10個工作日內作出書面答復。逾期未作出答復的，視為同意對外利用。

第十條 房地產檔案的利用原則上以掃描影像件代替原件使用，形式包括閱覽、復制和摘錄。

檔案閱覽應在指定的場所內進行。利用者應當保持房地產檔案的完好，不得擅自對其進行復制、拍照，也不得損壞電子查詢設備。

檔案復制須在復制件上注明出處和日期，并加蓋檔案機構業(yè)務用章。

檔案摘錄須經檔案機構核對無誤并注明出處，加蓋檔案機構業(yè)務用章。

利用者違反前款規(guī)定的，檔案部門應及時予以制止；拒不改正的，可以停止提供檔案利用；造成檔案及設備損壞的，依法追究利用者法律責任。

第十一條 檔案原件原則上不外借，確因司法鑒定等特殊原因需要借出的，須按以下程序辦理。

（一）外借人員須憑單位介紹信、工作人員的工作證及相關證明材料原件辦理外借手續(xù)，并應按要求填寫檔案原件外借單。

（二）借出期間，外借人員和單位必須保證檔案原件的真實和完整，不得隨意泄露檔案內容，否則將依法追究相應責任。

（三）外借人員應如期歸還檔案原件。借出期限最長不超過30個工作日。超過30個工作日仍需借用的，外借人員須攜帶檔案原件辦理續(xù)借手續(xù)。

第十二條 有下列情形之一的，檔案部門可以不提供利用，但應告知其應補充的資料或不提供利用的理由：

（一）申請人未能按照本規(guī)定提交合法的證明文件或者證明文件不齊全的；

（二）申請利用的檔案不屬廣州市國土資源和房屋行政主管部門在辦理業(yè)務工作中形成的；

（三）申請利用的房地產文件材料未歸檔的；

（四）法律、法規(guī)、規(guī)章或檔案移交部門規(guī)定不提供利用的。

第十三條 利用者對所查詢的檔案信息或查閱的檔案內容負有正當使用的義務。因提交錯誤、虛假的證明文件騙取檔案利用結果或因不當使用而給他人造成損失的，依法承擔法律責任。

第十四條 檔案機構及其工作人員不得擅自擴大房地產檔案的利用范圍，不得非法使用或泄露房地產檔案的內容。

違反前款規(guī)定的，依法追究法律責任。

第十五條 本規(guī)定自印發(fā)之日起實施，有效期至2019年3月1日。有效期屆滿，根據實施情況依法評估修訂。