合同管理的任務必須由一定的組織機構和人員來完成。要提高合同管理水平，必須使合同管理工作專門化和專業(yè)化，在承包企業(yè)和建筑工程項目組織中應設立專門的機構和人員負責合同管理工作。

對不同的企業(yè)組織和工程項目組織形式，合同管理組織的形式不-樣，通常有如下幾種情況：

1.工程承包企業(yè)應設置合同管理部門（科室），專門負責企業(yè)所有工程合同的總體的管理工作。主要包括：

參與投標報價，對招標文件，對合同條件進行審查和分析；

收集市場和工程信息；

對工程合同進行總體策劃；

參與合同談判與合同的簽訂，為報價、合同談判和簽訂提出意見、建議甚至警告；

向工程項目派遣合同管理人員；

對工程項目的合同履行情況進行匯總、分析，對工程項目的進度、成本和質量進行總體計劃和控制；

協(xié)調項目各個合同的實施；

處理與業(yè)主，與其它方面重大的合同關系；

具體地組織重大的索賠；

對合同實施進行總的指導，分析和診斷。

2.對于大型的工程項目，設立項目的合同管理小組，專門負責與該項目有關的合同管理工作。

在美國凱撤公司的施工項目管理組織結構中，將合同管理小組納入施工組織系統(tǒng)中，設立合同經理、合同工程師和合同管理員。

3.對于一般的項目，較小的工程，可設合同管理員。他在項目經理領導下進行施工現(xiàn)場的合同管理工作。而對于處于分包地位，且承擔的工作量不大，工程不復雜的承包商，工地上可不設專門的合同管理人員，而將合同管理的任務分解下達給各職能人員，由項目經理作總體協(xié)調。

4.對一些特大型的，合同關系復雜、風險大、爭執(zhí)多的項目，在國際工程中，有些承包商聘請合同管理專家或將整個工程的合同管理工作（或索賠工作）委托給咨詢公司或管理公司。這樣會大大提高工程合同管理水平和工程經濟效益，但花費也比較高。