1）監(jiān)理部對外發(fā)出指令或通知書，必須由總監(jiān)理工程師審批，注明報送單位，并簽名確認(rèn)；

2）所有發(fā)出文件必須要有雙方經(jīng)手人簽字；

3）所有發(fā)出文件必須留有存根，并交由信息資料員歸檔保存；

4）對文件需要收文單位回復(fù)，而尚未回復(fù)的文件，信息資料員應(yīng)及時提醒監(jiān)理工程師督促對方回復(fù)。